SharePoint som intranät: när det räcker – och när medarbetarna behöver något mer

SharePoint är Microsofts plattform för dokument, webbplatser och samarbete, och ingår i de flesta Microsoft 365-paket. Ett SharePoint-intranät byggs vanligtvis av webbplatser för nyheter och information, en gemensam navigation som håller ihop dem, och dokumentbibliotek med behörigheter och versionshantering. Det går också att visa inne i Teams.

Det SharePoint är riktigt bra på är just det: dokument, struktur, behörigheter, sök och kopplingen till Word, Excel och resten av Office. För en organisation som lever i Microsoft-världen är det en självklar del av vardagen, och det finns ingen anledning att flytta ett enda dokument därifrån.

Som intranät är det däremot en av tre ganska olika vägar – vi går igenom de tre typerna av intranät i intranätsguiden. Den här sidan handlar om SharePoint-spåret specifikt.

Vi säljer inte SharePoint-projekt, så vi kan vara raka: för många organisationer räcker det. Känner ni igen er i alla fyra punkterna nedan bör ni använda det ni redan betalar för.

Resten av sidan handlar om vad som händer när en eller flera punkter inte stämmer.

I kundnära organisationer – butik, fält, service, hospitality, vård – stämmer sällan alla fyra punkterna. Det är inte SharePoints fel; plattformen är byggd för skrivbordet. Men glappet mellan huvudkontoret och golvet blir tydligt på fem ställen.

Varje person som ska logga in i SharePoint behöver ett Microsoft-konto och en licens. För kontoret är det redan löst. För butiksmedarbetaren på lördagspasset, säsongspersonalen eller fälttekniker utan jobbmejl blir det antingen en administrativ apparat eller ett beslut att ”de får läsa på anslagstavlan”. Det är oftast där intranätet slutar nå fram.

Ett intranät för medarbetare utan dator måste fungera i medarbetarens egen mobil, från första dagen. SharePoint går att få dit, via Microsofts egna appar, men det kräver anpassning – och fortfarande ett Microsoft-konto att logga in med. Det medarbetarna behöver i vardagen ska finnas ett tryck bort, inte tre inloggningar bort.

Skillnaden mellan att publicera och att nå fram är målgruppsstyrning: att skyltansvarig i butik 143 ser kampanjchecklistan och ingen annan behöver bläddra förbi den. I SharePoint är det möjligt, men det byggs – per sajt, per behörighetsgrupp, per nyhetsflöde. I en medarbetarapp är det inbyggt: styr vilka nyheter, sidor och funktioner som syns för vem, baserat på avdelning, roll, ort eller valfria kriterier, utan att medarbetaren behöver göra något.

Kommentarer, firanden, pulsundersökningar, gruppchatt och ett socialt flöde där alla kan bidra är inte SharePoints kärna. Det går att lägga till via andra delar av Microsoft 365, men då är man tillbaka på fler verktyg, fler inloggningar och fler ställen att leta på. Medarbetare känner sig inte sedda eller delaktiga i organisationens riktning om intranätet bara talar i en riktning.

Ett SharePoint-intranät är ett projekt när det byggs och ett projekt varje gång det ska ändras. Ny struktur, ny mall, ny integration – varje steg går via IT eller konsult. Det fungerar när det finns en förvaltningsorganisation. Det fungerar sämre när den som äger intranätet sitter på kommunikation eller HR och behöver kunna ändra saker på en eftermiddag.

Att uppskatta kostnaden för ett SharePoint-projekt är ingen enkel uppgift. Med över ett decennium av erfarenhet där vi hjälpt kunder ur SharePoint-projekt som växt ur sina ramar, och med lite hjälp från både Google och ChatGPT, har vi gjort vårt bästa för att ge en rättvis uppskattning. Vi förstår om ni är sunt skeptiska till vår opartiskhet, och därför har vi tagit in externa perspektiv för att säkerställa en så objektiv bild som möjligt.

Kostnaden för att implementera ett genomsnittligt SharePoint-intranät kan variera kraftigt beroende på flera faktorer, såsom företagets storlek, specifika krav och om man kör SharePoint i molnet eller lokalt installerat. Här är en uppskattning av de huvudsakliga kostnaderna:

Kom ihåg att dessa siffror är uppskattningar och att den faktiska kostnaden kan variera beroende på specifika behov, marknadsläge och andra faktorer. Återigen – det bästa svaret man kan ge är uppskattningar som i regel tenderar att springa iväg i kostnader snarare än tvärtom.

Har ni landat i att SharePoint är rätt väg är det här stegen de flesta projekt går igenom. Vi tar med dem för att ni ska kunna ställa rätt frågor till partnern – inte för att ni ska hoppa över dem.

Ett typiskt SharePoint-intranät i en svensk organisation har en startsida med nyheter och genvägar, en sajt per avdelning eller enhet, dokumentbibliotek för policys och mallar, personalhandboken som sidor eller PDF, och Teams som kanal för det dagliga. Det fungerar bra för alla som sitter framför skärmen. Frågan att ställa i förstudien är: hur ser samma intranät ut för den som inte gör det?

Vill ni ha en checklista för själva projektet, oavsett plattform: Intranätprojekt – så kommer ni igång, steg för steg.

Letar ni alternativ finns det i praktiken tre vägar. Två av dem utesluter inte SharePoint.

Principen är enkel. SharePoint fortsätter vara dokumentens hem. Spintr blir intranätet på datorn och medarbetarappen i mobilen – med ert varumärke, era målgrupper och alla medarbetare, inte bara de med Microsoft-konto. Ni behöver inte flytta ett enda dokument, och ni behöver inte ha Microsoft 365 på plats först: Spintr fungerar fristående och kopplas på när ni är redo.

Medarbetare som har ett Microsoft-konto loggar in i Spintr med det – single sign-on, ingen ny inloggning att komma ihåg. Medarbetare som inte har ett Microsoft-konto får ett eget konto i Spintr. Alla behöver alltså inte en Microsoft-licens för att vara med i intranätet, vilket i praktiken är det som gör att butiken, fältet och säsongspersonalen kommer med.

För de som lever i Teams finns Spintr där. Integrera med Microsoft Teams och Office 365: distribuera Spintr som Teams-app, eller bädda in andra system via iFrames. Kontoret behöver inte byta verktyg för att frontlinjen ska få ett.

Central filhantering med mappstruktur, behörigheter och versionshantering. Koppla ihop med Office 365 så hamnar SharePoint och OneDrive här – dokumenten öppnas och delas direkt i Spintr, sökbara tillsammans med allt annat innehåll, även i PDF:er. Ingen vet längre var den senaste versionen av ett dokument finns? Den finns på ett ställe.

Kan vi integrera våra HR- och schemasystem? Ja – med färdiga kopplingar, plus ett öppet REST-API för egna integrationer. Spintr är även en hub för andra verktyg som är angränsande till internkommunikation, samarbete och varumärkesbyggande, som HR-verktyg, LMS och medarbetarundersökningar.

Vill ni se hur det hänger ihop i praktiken? Hela funktionsöversikten finns här, och vad en medarbetarapp är och gör har vi samlat i en egen guide. Kommer ni från Workplace? Då har vi också skrivit om vad ni bör tänka på när Workplace ska bytas ut.

Raden Dokumenthantering är ingen tillfällighet. SharePoint vinner den, och det är precis därför ni inte ska välja bort det. Välj i stället var kommunikationen ska bo.