Intranätprojekt: så kommer ni igång, steg för steg

Uppdaterad september 2026 · Ursprungligen publicerad 2016

Kort version: Ett intranätprojekt behöver inte ta ett år. Gör en kompakt förstudie, rensa i innehållet, skriv en kravspec på grundbehoven – och testa i verkligheten innan ni bestämmer er. Med en startklar tjänst som Spintr är ni live på veckor, inte månader.

Har du fått uppdraget att driva ett intranätprojekt? Då känner du kanske redan oron: att projektet växer, drar ut på tiden och kostar mer än tänkt. Utmaningarna är nästan alltid desamma – erfarenhet, tid och pengar, teknik och för stora ambitioner. Vårt bästa råd är att börja smått och täppa till behoven när de uppstår. Här är stegen, baserade på hundratals intranätprojekt hos kommuner, företag och andra verksamheter, från några tiotal användare till flera tusen. Hela bilden av vad ett intranät är och hur ni väljer rätt finns i intranätsguiden.

Checklista: intranätprojektet i sex steg

1. Förstudie: vilka behov, för vem
2. Inventera innehållet
3. Kravspec på grundbehoven
4. Testa med en pilotgrupp
5. Lansera – ofärdigt
6. Bygg på efter användarnas önskemål

1. Förstudie: börja med behoven, inte tekniken

En förstudie kan göras i olika skala, och en liten och kompakt förstudie är ofta lika effektiv som en lång och omfattande. Det viktiga är att ni hittar grundbehoven för just er verksamhet – inte att ni skriver en tjock rapport. Två veckor och ett tydligt svar på vilket problem som ska lösas räcker ofta långt.

Sätt ihop en projektgrupp med nyckelpersoner från verksamheten och titta på det ni har i dag: vad fungerar, vad saknas, vad ska behållas och vad ska förbättras? Håll sedan fast vid fyra frågor genom hela projektet:

• Vilken effekt ska intranätet ge – och för vem?
• Vilka är målgrupperna?
• Ledningens önskemål eller användarnas behov?
• Hur vet ni att det fungerar?

Ett vanligt misstag är att projektgruppen bara består av personer som sitter vid en dator hela dagen. Räkna in medarbetarna utan egen dator från start – i butiken, på lagret, ute i fält. De är ofta flest, och de är svårast att nå. Ett intranät som inte når dem löser inte problemet ni startade projektet för.

2. Inventera innehållet på nuvarande intranät

Behöver ni verkligen allt som ligger på intranätet i dag? Nästan aldrig. Gamla nyheter, rutiner i tre versioner och sidor som ingen äger följer gärna med in i det nya – om ingen stoppar dem.

Gå igenom innehållet och sortera: behåll, skriv om, släng. En enkel tumregel: det som ingen öppnat på tolv månader flyttas inte med. Fråga hellre er själva vad medarbetarna faktiskt letar efter en vanlig arbetsdag – öppettider, schemat, vem man ringer när kassan strular – och se till att just det är rätt och lätt att hitta. Bestäm samtidigt vem som äger varje sida framöver.

Inventeringen ger er två saker: mindre att flytta, och en betydligt tydligare bild av vad det nya intranätet måste klara.

3. Kravspecifikation – grundbehoven, inte önskelistan

Förstudien och innehållsinventeringen landar i en kravspecifikation. Med vilka funktioner ska ni möta behoven ni hittat? Ska information som i dag ligger i dokument fortsätta göra det, eller presenteras på ett annat sätt – som wiki, nyheter eller vanliga textsidor? Ett klassiskt exempel: rutinerna som ligger i ett supertungt Word-dokument på det gamla intranätet, när de egentligen borde vara en wiki som går att söka i från mobilen.

Kravspecen ska täcka grundbehoven. Inte önskelistan. Projektgruppen som vill ha allt på en gång får ett projekt som aldrig blir klart.

Några krav som ofta glöms bort, men som avgör om intranätet används:

• Mobil upplevelse för medarbetare utan jobbmejl eller egen dator
• Riktad information per roll och enhet, så att butiken i Luleå slipper nyheterna från Malmö
• SSO och integration med Microsoft 365
• Drift inom EU
• Tid till lansering – veckor eller månader?

Ta med listan när ni träffar leverantörer. Vi har samlat fler frågor att ställa till leverantören i intranätsguiden.

4. Testa och utvärdera med en pilotgrupp

Nu vet ni vad ni behöver. Nästa steg är inte att skriva avtal – det är att testa i verkligheten. Ett intranät som ser bra ut i en demo kan fungera helt annorlunda när en riktig butik ska använda det en riktig fredag.

Be leverantören om en pilot med en riktig grupp – en butik, ett distrikt – innan ni bestämmer er. Ett upplägg som fungerar: en enhet plus huvudkontoret, tre till fyra veckor, med ert eget innehåll. Mät en sak: når informationen fram? Läser distriktet som aldrig läser mejl det ni publicerar? Vet de vad som gäller inför passet?

Håll er till "must have" i det här skedet. "Nice to have" kommer sedan, när ni ser vad användarna faktiskt saknar. Laborera, var flexibla och lägg inte ner för mycket arbete på finish – det är svaren ni är ute efter, inte en färdig lansering.

Vill ni se hur det kan se ut med ert innehåll? Se Spintr live.

5. Intranätet behöver inte vara komplett vid lansering

Ni måste inte lägga in hela personalhandboken innan ni lanserar. Just den tunga personalhandboken är ett klassiskt skäl till att lanseringen skjuts upp några månader. Och när månaderna gått kommer någon på att ni ändå håller på att skriva om halva rutinerna – så ni väntar lite till. Så försenas projektet, ett kapitel i taget.

Lansera hellre förr än senare. Börja med det som medarbetarna behöver varje dag: nyheter, vem som jobbar, vad som gäller. Fyll på med resten när grunden sitter – det viktigaste kapitlet i personalhandboken först, resten allt eftersom.

Ett intranät blir aldrig "färdigt", och det är poängen. Det hålls levande med innehåll, inte av lanseringsdagen. Lyssna på användarna och komplettera kravspecen allt eftersom – det är så det växer på riktigt.

6. Bygga, köpa eller testa nytt intranät?

Förr eller senare kommer frågan: ska vi bygga själva eller skaffa ett färdigt? Det finns i grunden tre sätt att skapa ett nytt intranät, och valet styr både tidsplanen, kostnaden och hur projektet känns om två år.

Bygga själv (CMS eller SharePoint)

Att bygga intranät på ett CMS eller i SharePoint ger stor frihet – ni bestämmer allt. Baksidan är att utveckla intranät tar tid. Räkna med månader, en projektkostnad och en kravlista som ska hållas levande. Varje ändring efter lanseringen blir ett nytt litet projekt. Har ni redan Microsoft 365 är SharePoint ett ekonomiskt alternativ, framför allt för dokument, och många kombinerar det med en medarbetarapp för kommunikationen. Att bygga själv passar bäst när kraven är unika på riktigt.

Köpa som tjänst

Att skaffa nytt intranät som tjänst betyder att ni hyr en färdig plattform i stället för att bygga en egen. Ni är live på veckor, inte månader. Ni betalar ett pris per medarbetare och månad, vilket ger en förutsägbar kostnad utan klumpinvestering. Och plattformen uppdateras löpande, utan att ni behöver starta nya projekt. De flesta förstudier landar i nästan samma kravlista – då är ett färdigt intranät som möter grundbehoven en genväg förbi utvecklingsprojektet. Ett enkelt intranät som alla faktiskt använder slår ett avancerat som ingen öppnar – och för medarbetarna utan egen dator betyder det en medarbetarapp i mobilen. Vill ni se hur ett sådant ser ut är produkten en bra start.

Testa först

Oavsett väg: testa nytt intranät med ert eget innehåll innan ni bestämmer er. Att prova intranätet med er struktur, era nyheter och era enheter säger mer än någon demomiljö med påhittat innehåll. Då vet ni om det fungerar för butiken i Luleå innan ni skrivit på något. Se Spintr live – vi utgår från er organisation och visar hur det skulle kunna se ut hos er.

Vill ni gå djupare finns jämförelsen av de tre typerna av intranät i intranätsguiden.

7. Hur lång tid tar ett intranätprojekt?

Det beror helt på vilken väg ni väljer. Med en startklar tjänst ser resan ut så här: beslut → konfiguration och innehåll → pilotgrupp → lansering. Räknat i veckor. Pilotgruppen tar sina veckor – resten hänger på hur snabbt ni fattar beslut. Det som tar tid är inte tekniken utan ert innehåll och era beslut – vem som ska se vad, och vad som ska med från det gamla. Ett egenbyggt intranät räknas i månader, ibland år, eftersom förstudie, utveckling och test ligger på er. Vilket ni än väljer: sätt ett datum för lanseringen, var ärliga med det och håll fast vid det.

Nästa steg

Se Spintr live – vi utgår från er organisation och ni får konkreta nästa steg.

Se priser – Spintr prissätts per medarbetare och månad.

Vill ni läsa mer först? Hela intranätsguiden samlar vad ett intranät är, vad det ska innehålla och hur ni väljer rätt.