Skugg-IT - Ett dilemma för internkommunikation

När vi som organisation inte är konsekventa eller inte håller oss tillräckligt uppdaterade i våra intranät, dess teknik och utveckling så riskerar vi att hamna i situationer där kollegorna tar med sig egen IT till jobbet. Numera är det inte i form av ”jag vill hellre ha iPhone”. Nu är det istället verktygen som smyger sig in via vårt konsumentbeteende.
Vem har inte en kollega som har filer på Dropbox, som mejlar från G-mail eller löser ett par uppgifter över Messenger?

Farorna med detta kan vara stora. Dels förlorar ni i arbetsgivarvarumärket, era medarbetare är inte nöjda eller ser inte vad ni gör för dem i intranät eller portaler då de jobbar i andra verktyg med sin information. Ni riskerar ett utanförskap när vissa kollegor jobbar i verktyg som andra inte har tillgång till eller inte visste att deras medarbetare hade. Hur ska jag kunna visa engagemang i projektet om jag inte har eller vet vilka verktyg det verkligen händer i?

Det värsta är dock faktumet att ni som organisation inte har kontroll på informationen och vart den finns eller i vems händer. Vilka andra har tillgång till den? Ofta är den hos företag som äger den data som kommuniceras i deras verktyg och de nyttjar den för analys och algoritmer. Vi har mött företag som har sin bemanning för butiker liggande i chattrum utanför organisationens kontroll. Vad hade hänt om någon med sämre uppsåt får veta när det är ont om personal?

För att hantera detta bör ni ha jobbat ut era strategier för kanaler, vara konsekvent i det arbete som utförs i valda kanaler men också se till ert ledarskap. Om du som chef använder rätt kanaler, det vill säga de du är tilldelad och nyttjar dem flitigt och inte kringgår intranätet med e-mejl eller enstaka sms, så kommer även personalen att följa efter.

Tänk strategi och mål, vad är syftet? Det en stor fördel att ha så mycket som möjligt på en och samma plats så om du kan addera kanaler inom din plattform, gör det! Har du kapacitet och kanaler i ditt intranät för blogg, vlogg, nyheter eller mer? Använd så många du kan och orkar upprätthålla. Det ökar sannolikheten att dina medarbetare nås av bra och viktig information. Finns inte det du helst vill nyttja, se då över hur du kan få verktyget att fungera för dig och våga be om hjälp! Det är ett nytt landskap vi jobbar i och det fortsätter att förändra sig fort.

Sist men inte minst - var en ambassadör för det du tror på så kommer maxad internkommunikation att följa!

Vill du testa vad vi tror på? och hur vi bygger en plattform med möjligheter?
Det kostar dig inte en spänn.