Koppla samarbetsverktygen med affärsmålen

Du kanske upplevt fenomenet – verktyg som Yammer, SharePoint, Slack eller motsvarande för sociala samarbeten, teamsamarbeten eller projektsamarbeten lanseras internt och intresset är stort i början men så småningom klingar det av och man ifrågasätter nyttan och verktygen.

Det är oftast inte fel på ambitionerna eller på funktionerna - det verkliga problemet är ofta att verktygen lanseras utan ett klart syfte som berätta varför vi ska använda Yammer, SharePoint, Slack eller motsvarande. Med ett tydligt syfte blir det mycket lättare att sätta in rätt verktyg, få dem att användas och att identifiera aktiviteter runt införandet som får effekterna att uppstå.

Ta reda på dina syften med samarbeten

Första av allt är ta reda på vilka syften som kan finnas för dina samarbeten. Gör det gärna med folk i verksamheten som kan komma fram med fler förslag än du kan själv. Du kan exempelvis ha workshops med grupper internt eller göra intervjuer. Du får då fram en lista av syften med samarbeten som är aktuella för din organisation – både syften som är mer allmänna och breda och mer riktade och konkreta.

Bredare syften kan exempelvis vara:

Lära sig av varandra ‎genom kunskapsdelning
Stödja innovation och utveckling
‎Förbättra kundservicen genom bättre problemlösning
Öka gemenskap inom organisationen

Mer riktade syften kan exempelvis vara att:

Hjälpa en avdelning att hantera ärenden
Hjälpa projektgrupper att arbeta effektivt
Öka kommunikationen inom en avdelning

Prioritera med hjälp av affärsmålen

Listan med syften kan bli lång och ni måste välja ut vilka syften som är viktigast för er organisation. Även detta bör göras med folk från verksamheten i exempelvis workshops. Också för att bygga upp förankring i genomförandet senare.

Affärsmålen är en bra vägledning i prioriteringen. Sätt upp affärsmålen på väggen och identifiera vilka samarbeten eller sociala samverkan från listan som kan ge mest påverkan eller effekt på affärsmålen. Exempel på affärsmål kan exempelvis vara att

Expandera geografiskt
Öka produktutvecklingen
Komma närmare kunderna
Bli en mer flexibel och snabbfotad organisation

Med affärsmålen på väggen blir det lättare att prioritera vilka syften som är viktiga. Sedan kan man också utvärdera vilken effekt en funktionalitet ger relaterat till kostnaden eller besväret att införa den. På så sätt skapar du också ett business case för att motivera insatserna för din ledning.

Välj verktyg och aktiviteter

Det tredje steget är att identifiera vilken typ av verktyg det finns i den plattform ni har eller tänkt att skaffa. Många verktyg kan ha överlappande funktionalitet och man bör därför fundera vilka kombinationer och i vilka sammanhang verktygen ska användas.

Samarbete i ett projekt kan skilja sig från en avdelnings behov. Och användarna som ska samarbeta kanske gör det i olika sammanhang som koncentrerat vid en dator eller kortare genom en mobil. Ett annat exempel är nyheter som kan spridas på flera olika sätt - via nyhetsfunktioner, i en blogg eller på en samarbetsyta. Det är faktorer som också kan påverka valet av verktyg.

Bestäm stödjande aktiviteter

Aktiviteter som kan behöva göras är dels utbildningar eller rena promotionkampanjer för att lyfta kunskapsnivån eller skapa nya insikter. Men det är också viktigt att förankra förändring och arbetssätt där verktygen används för att uppnå effekt.

Från ledningshåll bör man också välja ut vissa funktioner och ”peka med hela handen” i hur organisationen ska arbeta, och inte minst föregå med gott exempel och själva använda verktygen så som är tänkt. Då underlättar det att resten av organisationen följer efter.

Mät effekterna

Det sista steget är att sätta upp mätpunkter för att se om ni uppnår de effekter ni tänkt. Mätpunkter kan exempelvis vara statistik på hur många som är aktiva i ett forum, hur många kommentarer eller inlägg som görs eller hur många samarbetsrum som skapas. Det kan också vara attitydmätningar i form av enkäter eller intervjuer Med hjälp av mätningar under resans gång kan du också få information som påverkar dina fortsatta aktiviteter för att uppnå målen.

Så, ett tydligt syfte och mål med de verktyg man tänkt använda är viktigt för att få ut de effekter man tänkt sig med samarbetsverktygen. Och för att prioritera så bör man titta på sina affärsmål för att se vilka samarbeten som bidrar mest till verksamheten. Dessutom behöver vi coacha, och stötta våra användare så att de blir ”ninjas” på verktygen. Lycka till med dina samarbeten på intranätet!