5 anledningar till att inte låsa in det sociala intranätet

En del organisationer överväger att hålla intranätet låst till sitt interna nätverk och anställda är därmed hänvisade till att använda VPN (Virtual Private Network) för att ta del av intranätet. Detta med motiveringen att informationen är så pass viktig och känslig att vi inte kan tillåta mobila enheter eller personliga konton utanför företagets nätverk.

Olyckligt att begränsa intranätet till arbetsplatsen

Intranätets poäng är att det ska finnas där när man behöver det. Användarna ska kunna söka snabbt och få svar snabbt. När man har intranätet knutet till arbetsplatsens enheter blir steget mycket större för att ta sig in på intranätet.

Tack vare att ett socialt intranät finns tillgängligt på surfplattor och mobiltelefoner så ger man anställda möjlighet att hitta information där de är, oavsett om det är på golvet i butiken, i mötet, i bilen, på bussen eller i tunnelbanan på väg till jobbet.

Intranätet begränsas till jobbenheter

Genom att knyta inloggningen till arbetsplatsens ”officiella” enheter så minskar användningen drastiskt. Många moderna intranätlösningar har ofta mobilappar för att kunna skicka pushnotiser till användare. Det är ofta svårt att få mobilappar att fungera riktigt bra över VPN.

Moderna intranät är sociala nätverksplatser som bör vara tillgängliga från internet, speciellt då de ofta är plattformar för samarbete och interaktion mellan enskilda individer.

Den generella trenden just nu med moderna intranät och den snabba utvecklingen kring ”den digitala arbetsplatsen” är att arbete inte är något vi går till, utan något vi gör. Att då låsa intranätet till en fysisk plats upplever vi är olyckligt.

Självklart finns det undantag från detta som i producerande miljöer och i butiker, där vi fortfarande kommer fortsätta arbeta på samma fysiska plats, men individen tror vi vill kunna ta del och vara en del av bolaget även utanför sitt arbete i butiken.

Notiser tappar sin funktion

Att vara tvingad till en jobbenhet för att ta del och interagera över en notis som intranätet skickat gör det svårare att hålla aktiviteten uppe på intranätet.

Regelbunden aktivitet vill vi ha för att alla ska ta del av annan aktuell information på intranätet som nyheter och kampanjer och bloggposter, som lätt blir inaktuella.

Rädsla för informationsspridning

Många hänvisar till att man har så pass kritisk information på intranätet som externa parter absolut inte får ta del av och därför är tvingade att ha informationen bakom lås och bom. Jag menar att det förstås inte är bra att information sprids till exempel en konkurrent, men att konkurrenterna inte kan göra särskilt mycket skada även om de får veta förhållandevis känslig information som om vad ni tjänar på en specifik produkt eller hur ni resonerar kring avfallshantering eller en annan rutin inom verksamheten.

Den personliga upplevelsen förstörs med flera konton på samma enhet

I vissa typer av verksamheter som t.ex. producerande organisationer med fabriker eller butikskedjor med butiker så har man en central dator som servar många individer med antingen ett ”gruppkonto”, ”funktionskonto” eller ”datorkonto”. Detta ofta för att spara tid och pengar på antingen administration av användare eller genom att begränsa antalet licenser i organisationen.

Om man låser intranätet till arbetets enheter så är det mycket svårt att få den personligt anpassade och skräddarsydda upplevelsen att fungera. Man går miste om det sociala i det sociala intranätet. Användarna tenderar att vilja hjälpa till mer när de kan signera ett svar med sitt namn snarare än att bara vara en anonym individ i en butik. Mer om denna aspekt kan du läsa här: Användarkonton eller butikskonton på intranätet?.