Behöver du verkligen ett intranät? Sju frågor som lotsar dig vidare mot rätt beslut.

Intranät är numera en viktig del och ett nav i den digitala arbetsplatsen i organisationer världen över. Ett verktyg som rätt använt skapar bättre kommunikation, ökat samarbete och effektivare arbetsprocesser. Ett verktyg för medarbetarna att samlas kring och som på många sätt kan underlätta och effektivisera deras arbetsvardag och utmaningar.

Jag gillar intranät skarpt, de intranät som är väl genomarbetade utefter verksamhetens behov levererar ett stort värde till sina användare och verksamhet. Intranät är ett digitalt verktyg som rätt använt skapar en massa härligt positiva effekter i din organisation, administrativa såväl som kunskaps-, effektivitets och samarbetsmässiga.

“Allt med ett mål, att skapa en effektivare organisation som i slutändan bidrar till både ökad konkurrenskraft och bättre måluppfyllelse”.

En proffsig intranätlösning är ett sätt för din organisation att ligga i framkant vad det gäller att erbjuda dina anställda en modern och digital arbetsplats. En teknik, ett innehåll, en funktionalitet och en användarvänlighet som ligger i linje med vad de är vana vid utanför sitt arbete.

För det är något som är viktigt att ta fasta på både nu och i framtiden, att erbjuda dina anställda en digital arbetsmiljö i paritet med deras förväntningar? Numera är vi vana vid att snabbt kunna hitta information, dela information och samarbeta i användarvänliga digitala verktyg som Slack, Yammer, Whatsapp, Instagram, Snapchat, Twitter, LinkedIn och inte minst Facebook för att nämna några exempel.

Sju frågor att ställa dig som grund för ditt beslut
Jag träffar många kunder, som både står inför att börja arbeta med intranät och de som använt intranät som en naturlig del i sin digitala verktygslåda i flera år. Behoven i organisationerna ser ibland lite olika ut, men där är visa parametrar och utmaningar som förenar dem. Därför har jag sammanställt ett par frågor för dig att ta ta ställning till inför ditt beslut om ett intranäts vara eller inte vara.

1. Hålla dina medarbetare uppdaterade med viktig information?
   Skulle det vara bra för dig och dina medarbetare om det fanns ett enkelt och lättillgängligt sätt för dina medarbetare att hålla sig uppdaterade kring vad som händer, både vad det gäller interna och externa händelser som på något vis kommer att påverka dem. Skulle det vara bra att kunna bygga och synliggöra ditt varumärke genom att skapa en samlad bild av var ni är på väg, varför och hur det kommer att påverka er som organisation?
2. Du och dina medarbetare har en ingång till alla interna verktyg, information, länkar och dokument?
   Ett proffsigt och väl genomarbetat intranät är ingången till allt, det är navet för din och dina medarbetares digitala arbetsvardag. Där finns allt samlat på ett ställe, en naturlig ingång till den information och de verktyg som hjälper dem att lösa sina uppgifter snabbt och smidigt. Givetvis med en proffsig sökfunktion som låter användarna snabbt och lätt hitta det de behöver. 

3. Dina medarbetare lätt kan dela och ta del av interna erfarenheter och kunskap
   Om jag vill ha ett grymt recept på en god “pasta carbonara” så googlar jag det och har ett recept på min skärm inom några sekunder. Detsamma gäller komplicerade matematiska formler. När jag, i min arbetsroll, behöver annan mer professionell information internt brukar det snabbt ställa till problem. Skulle det vara bra för dina medarbetare om de lätt kunde dela erfarenheter, kunskap och framgångshistorier som andra i organisationen kan lära av? Låta dina medarbetare ta hjälp av varandra för att skapa effektivitet och samhörighet?
   
   
4. Att arbete i grupper, projekt och avdelningar har möjlighet att samla all information och föra diskussioner oberoende av tid och rum?
   Med sociala funktioner på ett intranät skapar du lätt samarbetsytor för projekt, avdelningar och arbetsgrupper där de lätt kan dela dokument, planer och även föra diskussioner helt oberoende av var de är eller tidpunkt på dygnet. Ett ställe där medarbetaren hela tiden kan återvända till för att få tillgång till det senaste som sagts eller gjorts i projektet?
   
   
5. Dina medarbetare får tillgång till rätt dokument, på rätt plats och i rätt version?
   Våra dokument är vår tids backpackers, få saker färdas färdas runt i olika mejlsystem, datorer, mappar och ändrar skepnad så mycket och ofta som våra dokument. Skulle det effektivisera för dig och dina medarbetare att ha alla dokument samlade på ett ställe, i rätt version och med rätt användare som har tillgång till dem? Tycker du det skulle vara värdefullt att göra viktig information lättillgänglig och öppen så att din organisation inte blir personberoende utifrån vilken information som ligger på vems dator eller mejlbox?
   
   
6. Skapa en plats med all nödvändig information som en nyanställd behöver?
   Som nyanställd är det massor av saker man behöver lära sig för att snabbt få upp farten och kunna bidra till organisationens framgång. Ofta är det mycket frågor som deras kollegor får ägna tid att svara på och ibland får den nyanställde ingen information alls. Med ett intranät som plattform får den nyanställde en snabb överblick och introduktion i organisationen, nyheter, organisation, omvärld, policys, verktyg, kundinformation och så vidare. Ett effektivt sätt för den nyanställde att snabbt komma in i både organisation och arbetsuppgifter.
   
   
7. Skapa en möjlighet att automatisera administrativa arbetsuppgifter?
   Trots en ökad digitalisering så svämmar många av våra organisationer över av pappersarbete och manuell hantering där det idag finns effektiva lösningar för att komma bort från detta. Det är saker som skapar frustration och onödig tidsåtgång. Och tid är som bekant pengar. På intranätet bör du lätt kunna rapportera tid, boka lokaler, boka resurser, beställa varor och så vidare. Ett sätt att underlätta dina medarbetares arbetsvardag samtidgt som du sparar tid i organisationen.

Ja eller nej?
Har du svarat ja på majoriteten av dessa frågor bör du på allvar överväga ett nytt intranät och de möjligheter det för med sig. Då är kanske frågan om du behöver ett intranät inte längre aktuell utan frågan har snarare omformulerats kring hur du ska gå tillväga för att ta dig närmre en intranätlösning som kan hjälpa dig skapa en bättre kommunikation, ökat samarbete och effektivare processer I din organisation.

Ett intranät är en sund investering för framtiden, en investering som rätt hanterad betalar tillbaka sig mångfalt, år efter år. Är du redo att möta framtidens krav?

Lycka till!