5 tips för att övertyga ledningen om att ett intranät verkligen är en bra investering

Ett nytt intranät? Vad ska det vara bra för? För oss som vet och är vana vid att både använda, utveckla och hantera digitala lösningar så kan det te sig väldigt tydligt. Men för en ledningsgrupp där den digitala kunskapen kanske är låg och frågan inte ligger högst på agendan krävs det både tanke, handling och tålamod för att nå fram med sitt budskap.

Vid ett väl utfört arbete gällande ett intranät eller en digital lösning så ligger det massa godbitar att plocka av i godispåsen. En smidigare kommunikation, effektivare processer och bättre samarbeten är några av dem.

Men räcker det för dem som ska ta beslutet om intranätets vara eller icke vara? Både ja och nej, den digitala hysterin som råder just nu kan eventuellt hjälpa dig på traven men för de allra flesta blir det att vässa geniknölarna och kavla upp ärmarna. Ett hett tips är att se ledningen som kunder, en kund du måste lära känna för att få insikt i behov och kunna anpassa både argumentation, budskap och införsäljning efter det.

Ingen ledningsgrupp är den andre lik

Jag har genom åren suttit i massor av ledningsgrupper och diskuterat och argumenterat för bland annat intranätlösningar, digitalisering överlag, strategigenomföranden och ledarskapsutvecklingsinsatser. Att säga att ingen ledningsgrupp är den andre lik är givetvis en sanning med modifikation, för där finns en mängd gemensamma beröringspunkter.

• De har krav på resultat uppifrån
• De har enormt mycket att göra och vill att saker ska gå fort och samtidigt bli bra
• De har stort fokus på det som händer på sista raden, de gillar ofta siffror
• De är ambitiösa och vill känna sig duktiga

Allt det är bra information när du ska utforma din strategi för att lyckas övertyga ledningen om ett nytt intranät, för en strategi behöver du. Går du dit och presenterar ditt förslag till intranätlösning utan att ha substans och kunskap om verksamhetens riktiga utmaningar i det du säger så kommer du hamna i en brant uppförsbacke redan från start.

Fem tips inför ditt första möte med ledningsgruppen

Du kommer nu få fem tips som jag under mina närmre 15 år inom internkommunikation samlat på mig. Argument och vinklar som genom åren varit framgångsfaktorer för mig och andra vid införsäljning av bland annat intranätlösningar.

1. Få koll på och ta fasta på ledningsgruppens prioriteringar

Tanken om ett nytt intranät hamnar för eller senare som en investeringsfråga i ledningsgruppen. För att lyckas komma igenom med din argumentation kommer du att behöva övertyga dem om att den positiva utkomsten av en intranätlösning är värd mer än insatsen. Det vill säga en bra investering. För det första måste du få koll på vad din eventuella intranätlösning ska bidra till, vilka knutar ska den lösa och vilka positiva effekter du ser i slutändan som kan gynna din organisation i strävan efter att uppnå verksamhetsmålen.

Som i all försäljning gäller det att lära känna sin kund (i detta fall ledningsgruppen), medlemmarnas och gruppens utmaningar, drömmar, behov, mål och prioriteringar. En ledningsgrupp består ju av individer och det är dem du måste spetsa in dig på. Få en insikt i vad de värderar, vad de tycker är viktigt och vad som skulle underlätta för dem att nå just sina prioriteringar och mål.

Ju mer substans desto bättre

Se till att inte isolera de positiva effekterna av ett intranät, se istället till att knyt dem till det som är verksamhetsnära. Till det som ligger högt på ledningsgruppens agenda just nu, ju mer du kan knyta det till det som händer just här och nu desto bättre. Ta reda på hårda fakta kring kommunikation som inte når fram, processer som inte efterlevs samt samarbeten och kunskapsdelning som skulle kunna bli så mycket bättre. Måla upp en bild av ert organisatoriska nuläge och dess konsekvenser samtidigt som du målar upp en tydlig och attraktiv framtidsbild gällande vad och hur en intranätlösning skulle kunna bidra positivt till den.

Om du sen kan bli så pass konkret att du till och med kan sätta en peng på vad en intranätsatsning rent ekonomiskt skulle kunna medföra för din organisation? Ja, då ligger du riktigt bra till!

2. Lär känna ledningsgruppens medlemmar

Ibland kan det vara bra att redan från början ha en ambassadör i ledningsgruppen, gärna en stark spelare som de övriga medlemmarna lyssnar på. Ha redan från början koll på ledningsgruppens medlemmar och närma dig dem individuellt.

Frågor att ställa dig:

– Vad prioriterar den här personen?
– Vilka surdegar finns det i personens arbetsvardag och målsträvan?

– Vilka värderingar har den här personen?
– Vilken ”plats” har personen i ledningsgruppen?
– Hur ser den digitala kunskapen ut?
– Vilka argument skulle bita på den här personen?
– Vilka argument skulle jag kunna få tillbaka?

Så börjar du nysta i ovanstående frågor, bygger en relation, lär känna personens ”business” och för sakta men säkert in den på dina frågor och lösningar.

3. Vad kräver nutidens och framtidens medarbetare?

Hur ser den digitala arbetsmiljön ut hos er kontra behovet av arbetskraft de närmsta åren? Den yngre arbetskraften av idag har högt ställda förväntningar på både arbetsgivare och arbetsmiljö.

– Vad kräver framtidens medarbetare och hur ser den digitala miljön ut hos er?
– Hur väl rimmar ert interna digitala erbjudande med det externa?

– Hur väl rimmar det med framtidens krav och behov?
– Hur ser behovet ut i den befintliga organisationen? Kan du hitta eller skaffa dig data som blir sprängstoff i en argumentation kring ett nytt intranät?

Vissa saker måste kanske bli hygienfrågor i en organisation, detta kan vara en av dem. Bara för ledningsgruppen kanske inte tycker något är viktigt så kan nuvarande och framtida organisationen göra det. Och då måste du visa det. Tydligt.

4. Strategigenomföranden är viktigt

Framgångsrika strategigenomföranden är vägen till målet, ju tydligare du kan visa att ditt intranät kan vara motorn i det arbetet desto bättre. Ta reda på de viktigaste strategiska aktiviteterna och ta reda på:

– Går budskapen fram?
– Hur ser attityden ut till strategin?
– Finns det förutsättningar att arbeta enligt det nya?
– Arbetar man enligt det nya?

Använd sen den informationen för att skapa en ”sense of urgency” i ledningsgruppen och visualisera hur ett intranät skulle kunna hjälpa till som en budskapsförstärkare i det arbetet. Till exempel att kommunicera med och involvera medarbetarna i strategigenomförandet? Uppmuntra beteenden i rätt riktning? Ha en förtroendefull tvåvägskommunikation där ledningsgruppen får en insikt i vad som fungerar och inte? Ju mer och tydligare du kan visa att du och din föreslagna digitala lösning kan hjälpa dem på vägen mot verksamhetsmålen, desto lättare kommer det att bli för dig.

5. Svårt att bli profet i din egen hemstad

Ibland lyssnar folk, av någon konstig anledning, mer på folk utanför än i organisationen. Ta in en extern garant som säger det du vill säga. I lämpligt forum. Gärna med konkreta resultat från deras eget arbete och erfarenhet. Det kan låta märkligt, men jag lovar, det har underlättat för mig så många gånger.

Hoppas tipsen har varit till nytta!