Kunskapsarbetare – dags för fokus och gränsdragning

Är du kunskapsarbetare? Sannolikt eftersom du läser detta. Kunskapsarbetare jobbar med problemlösning, fixar avvikelser från det normala, skapar nya produkter, tjänster, erbjudanden. Ger kvalificerad service. Mm. Den röda tråden är överväganden, funderingar, nya idéer, tankearbete, utbyte. Allt i skön blandning och mer eller mindre jämt eftersom kunskapsarbetare alltid har arbetet med sig. Det pågår ju där upp i huvudet.

Avgörande för att du och dina kunskapskollegor ska kunna leverera är att ni har fräscha skallar. För så enkelt är det, den viktigaste produktionsresursen i kunskapsarbete är hjärnor. Som ”sida vid sida” och ofta ”ihopkopplade” i digitala kommunikations- och arbetsverktyg, bidrar med sina specifika kompetenser, associationer, drivkrafter till helhetens bästa.

Informationsutmaningen för ett väl fungerande kunskapsarbete

Att arbetet präglas av stort informationsflöde är väl bekant. Och kanske är överfulla epost-boxar det mest besvärande. 49 % associerar det till digital stress i Palorials undersökning. Men det stannar inte med detta. Arbetet är mobilt och därmed gränslöst. Vi tar det med oss arbetet i bussen hem där vi kollar flödet, på lördagseftermiddagen i soffan läser vi ett nyhetsbrev, eller i sängen på söndagskvällen kollar vi mejlen inför jobbveckan. Därmed exponerar vi oss för ännu mer information.

Och vi måste exponera oss. Som kunskapsarbetare måste man ha koll på det senaste i det egna gebitet samt vad som är på gång i organisationen. För en del av all denna information behöver puttas in i de jobbuppgifter som alla kunskapsarbetare samverkar kring. För att kunna avgöra vad, måste stora mängder av info betas av. Men hur ska man som kunskapsarbetare upprätthålla en vettig balans mellan behovet av att processa stora mängder av information och samtidigt inte drunkna i den? Det är en utmaning.

Några förslag på lösningar

Jag tänker i bilder och gillar bilden på kaffefiltret. Ur en större mängd vatten och en mindre mängd malda kaffebönor som filtreras, bryggs en liten kopp kaffe. Kunskapsarbetet borde funka på samma sätt. Det behöver finnas funktioner i arbetet, i verktygen, arbetssätten som på motsvarande sätt filtrerar fram den information som är relevant för den uppgift vi vill göra. Det ska dessutom gärna ske automatiskt. Då kan vi fokusera. De efterlysta funktionerna finns till viss del i moderna samverkansverktyg såsom t ex sök, taggning, flöden, arbetsgrupper, epost-policys etc. Men i typiska kunskapsarbeten behöver filtrering ske ännu mer och ännu smartare än idag. Som det är i dag måste alltför många kunskapsarbetare agera bryggare, vatten och malt kaffe själva, för att kunna få det där ”kaffet att jobba med”.

Kunskapsarbetare behöver bli bättre på att sätta gränser. Man kan inte göra allt och framförallt inte samtidigt. Men det går ju inte heller att förbjuda multitasking. Dock, ur ett leveransansvars- och produktivitetsperspektiv är det olämpligt. Bara genom att växla mellan två projekt förloras 20 % av arbetstiden. Vid fem projekt har 75 % av arbetstiden förlorats tack vare ställtider dem emellan. (Källa: Gerald Weinberg, Quality Software Management: Systems Thinking).

Här har både arbetsgivare och arbetstagare ett ansvar. Arbetsgivaren måste erbjuda verktyg så att kunskapsarbetarna får selekteringsmekanismer. På en övergripande nivå är en tydlig visionen sådan. När kunskapsarbetarna har att hantera alla de intrikata intressekonflikter som normalt sett finns i all problemlösning kan en tydlig vision hjälpa till att ta beslut. Det beslut som tas är det som stödjer visionen allra mest. Bra KPI:er kan ha samma funktion.

Arbetsgivarna måste också aktivt sätta gränser för hur mycket uppmärksamhet deras kunskapsarbetare ska belastas med. Detta är naturligtvis en mycket komplext och delikat uppgift. Ett sätt, som jag inte tror på, är att stänga ner mejlen vissa tider, tillämpas tydligen bland annat i Tyskland och Frankrike. Jag tror snarare på att arbetstagaren ska ha flexibiliteten att styra detta själv utifrån den egna förutsättningarna (man kanske vill vara ledig på dagen men jobba på kvällen). Men arbetsgivaren bör monitorera denna arbetsbelastning på grupp- och organisationsnivå för att sätta in åtgärder när vissa gränsvärden överskrids. Är detta för komplext kan ledningen istället minska sitt mejlande. Eller så skapas en epost-policy där efterlevnaden belönas i lönekuvertet.

Kunskapsarbetare på individuell basis har också ett eget ansvar. Genom att inte förväxla sin egen tillgänglighet med lojalitet till arbetsgivaren så är det lättare att stänga ner, gå in i ”offline-läge” och icke-uppmärksamhetsläge. Man är ju i vilken fall i ”jobb-mode” för hjärnan har man ju med sig. Med lite själv-disciplin går det att fylla vardagen med sådana stunder. Personligen använder jag aldrig min smartphone när jag väntar på kollektivtrafiken. Den frestelse som jag därmed avhåller mig ifrån är att jag inte ”rastar” hjärnan vid mobilen, att göra det är inte avslappning, det är uppmärksamhetspåfyllning och distraktion. Dessa till synes ”ofyllda” minuter när jag väntar vid hållplatsen är ack så viktiga för min hjärna som då får några ”fria” minuter för att processa allt det som skallen redan är fylld av. Men längre pass behövs ju också där god sömn (inget digitalt i sovrummet) och fysiska aktiviteter är grundläggande. Här kan du läsa mer om hjärnergonomi.

Om Niklas Angmyr som driver Palorial

Jag som driver Palorial heter Niklas Angmyr, är civilekonom, beteendevetare och entreprenör. Jag har ägnat fyra år nu att utforska frågor kring digital samverkan. Det är kul att hålla på digitaliseringsfrågor eftersom det är lika mycket nutids- som framtidsfråga. Och frågor som har angelägenhet för företag, organisationer, samhället i stort såväl som enskilda människor. Att hjälpa företag och organisationer att hantera digitaliseringen och dra nytta av den är det som mitt jobb stimulerande varje dag.