Optimera ditt innehåll på intranätet

Har du som ansvarar för ett intranät eller en digital arbetsplats problem med att folk inte hittar information? Eller får din verksamhet en massa frågor på innehåll som faktiskt finns på intranätet? Här är några tips på hur du kan gå tillväga för att förbättra.

Bra innehåll och struktur sparar tid och därmed också pengar. Navigering och rubriker som är genomtänkta minskar helt enkelt tiden det tar för dina användare att söka och förstå innehållet. Tid som sparas kan då användas till annat, mer produktivt arbete.

Säg att du för varje användare minskar 10 minuter per år för att söka eller förstå informationen på ditt intranät eller digitala arbetsplats. Om du har en mindre organisation på 65 användare sparar du in en hel arbetsdag per år. Om du har en större organisation på 1000 användare handlar det om en hel månads arbetstid som sparas.

Dessutom får du mer nöjda användare när de upplever intranätet som effektivt och nyttigt. Nytta som kanske är svårare att räkna om i pengar men som är viktig för värderingen av intranätet som arbetsverktyg.

Du kan alltså med bra struktur, prioritering och formuleringar korta ner den tid det tar för användarna att ta sig från fråga till svar. Frågan är hur du kommer dit? Här är fyra steg du kan följa.

1. Namnge och strukturera sidor utifrån vilket problem de löser

Som användare kommer vi till intranätet för att söka svar på en fråga eller få vägledning i ett ärende – vi är inne i en uppgift/ett problem vi försöker lösa.

Frågar man användare blir det ofta uppgifter de försöker lösa som att ”hitta folk” eller ”..min anställning”, ”nyheter”, ”rutinen för…”, ”våra produkter” och liknande som är ärendet. För att vi ska hitta rätt är det vettigt att då planera sidornas struktur, namnsättning och navigering utifrån vilket problem de löser. Det kan låta självklart, men så ser det ofta inte ut på många intranät.

Allt för ofta är navigeringen istället strukturerad utifrån avsändaren, dvs ”HR”, ”Ekonomi” eller ”Avdelningen X” , eller utifrån typ av information som ”Styrande dokument” eller ”Marknadsdatabasen”. Användaren måste då veta vilken avsändare eller källa som informationen kan hittas, och det vet man oftast inte. Då tar man sin egen tid eller kollegors tid för att ta reda på det. Ganska onödigt faktiskt.

Om man istället planerar utifrån problem som ska lösas brukar strukturen bli mer grupperad efter ärendetyper – exempelvis ”Service”, ”Anställningen”, ”Arbetsuppgiften”, ”Produkterna” eller liknande. Sidorna under grupperingen blir också inriktade på olika typer av ärenden – exempelvis ”Ledighet” (jämfört med ”Frånvaro”) där användaren tänkt ”ta ledigt” snarare än ”vara frånvarande”.

Så, för att planera sidor efter vilket problem de löser måste man ta reda på vilka problemen/uppgifterna är. Det gör man lättast genom att prata (intervjua) användare om deras arbetsvardag. Då kan du också få höra i vilket sammanhang uppgiften löses och vilka ord eller begrepp användaren har i åtanke. Sidan ska ju kunna navigeras till eller sökas fram via de begrepp användaren tänker på, så det är ju vettigt att även fånga upp dessa.

2. Tala med bönder på bönders vis

Ofta är de uppgifter man vill lösa något man gör sällan eller så kanske det är för första gången. Användaren kan ha en vag uppfattning, eller så vet den ganska precist vad den söker. I huvudet finns alltid vissa ord eller begrepp som förhoppningsvis ska leda till informationen. Om informationen är strukturerad efter andra begrepp eller ord än de som användaren har i åtanke så blir det ju såklart svårt att hitta och lösa sin uppgift.

Så, ”tala med bönder på bönders vis” handlar om att du använder det språk, rubriker, benämningar och begrepp som användaren använder. Ta reda på vilka ord som används genom att intervjua och lyssna på dina användare. Då kan du göra så att de lättare både hittar informationen, och förstår den.

Om tilltalet i din text är formulerad direkt till användaren med ett du-tilltal så känns det inte bara personligare och mer tillvänt utan det ökar även förståelsen. Då slipper nämligen användaren formulera om eller fundera för sig själv om informationen gäller för en själv eller någon annan. Även det spar tid för användaren.

3. Dela upp sidan i mindre stycken

Väl framme på en sida som ska hjälpa användaren att lösa ett problem/en uppgift kan det finnas deluppgifter som användaren är ute efter att lösa. Här bör man planera sidan i sektioner som stödjer de olika deluppgifterna. Och om användaren inte riktigt kommit till rätt sida för sin uppgift/sitt problem kan man planera och ge användaren alternativa länkar för att ta sig vidare.

Dina användare skannar av din sida snarare än läser av den. Det visar bland annat en känd undersökning av Nielsen Group där man visar att användaren skannar av sidan uppifrån och ner och söker med ögat efter insättspunkter att börja ifrån. Ögat följer då ett F-mönster i hur man skannar av sidan och insättspunkterna man stannar för är exemeplvis rubriker, bilder och länkar.

• Portionera sidan i tydliga avsnitt som ger svar på olika deluppgifter och stödjer dina användares skannande beteende. Använd stickrubriker, stycken, punktlistor eller tabeller för att göra sidan lättskannad och lätt att hitta på.
• Sortera avsnitten efter ”vanligast”- eller ”viktigast”-principen. Som användare söker man av sidan uppifrån och ner och då hjälper du dem genom att placera det som är troligast att de söker efter så högt som möjligt, så att de inte behöver fortsätta söka av sidan så länge.
• Rubriksättningen, eller orden som används är också viktig för att hitta direkt till rätt avsnitt. Rubrikerna måste ju tala om vad sidan handlar om. Då går det inte med rubriker som ”Allmänt om…” eller ”Övrig information” som är alldeles för vaga som uttryck. Använd rubriker som berättar vad användaren kan förvänta sig att hitta för information eller deluppgift i avsnittet.

4. Optimera för läsbarhet

Även själva texterna kan optimeras för att spara användarnas tid. Och även här är det viktigast först som gäller. Sortera stycken så att det viktigaste stycket kommer först i avsnittet, lägg på detaljer och till slut bakgrundsinformation. Likaså inne i ett stycke – viktigast först och detaljer därefter.

• Rubriker och även stycken kan också optimeras genom att inledas med de nyckelord som användaren kan ha i åtanke. När användaren skannar av så fastnar man, eller läser av de inledande orden. Så om du lägger dessa först så kommer användaren ha enklare att hitta rätt.
• Med formatering kan du också optimera och spara användarens tid genom att de snabbare kan skanna av informationen. Du skapar exempelvis insättspunkter för ögat med en punktlista eller numrerad lista. Ett nyckelord i fetstil ger också en bra insättspunkt, och en kombinerad punktlista och inledande fetstil kan ge ännu bättre läsbarhet.
• Rannsaka dina texter och rensa är ett annat tips. En kortare text är lättare att ta till sig. Om den är onödigt lång eller krånglig så slösar du faktiskt dina användares tid. Korta ner texterna där det går och uttryck dig rakt på sak. Ta bort eventuella formella uttryck eller byråkratiskt språk. ”Less is more” gäller även här.

Du kan vara hjälten som gör det!

Du som arbetar med innehållet på intranät och digitala arbetsplatser kan faktiskt spara pengar för din organisation och användare. Genom att utnyttja tipsen ovan strukturera informationen efter vilket problem den löser, utnyttja begrepp och språk som användarna förstår och genom att optimera läsbarheten sparar du användarnas tid.

Och du kan också bli ”hjälten” i din organisation! Att lägga några extra timmar på innehållet sparar pengar men gör också dina användare gladare och nöjdare med intranätet och din digitala arbetsplats! Lycka till med ditt innehållsarbete!