Omvandla dina dokument till sidor på intranätet

Information som ligger i många dokument på intranätet är ofta en dålig paketering för dina användare. Du kan skapa mycket mer nytta och spara användarnas tid genom att omvandla dokument till sidor. Här är tips om hur du gör.

Dokument är ofta dåligt på intranätet

Dokument på intranätet ger en rad nackdelar som jag tror många känner igen:

Ett extra klick för användaren. För att komma till informationen så krävs ett extra klick på dokumentet. Informationen kommer längre ifrån mottagaren samtidigt som klicket tar användarens tid.

Sökträffar som skapar osäkerhet. En sökträff på ett dokument vet man ofta inte om det leder till det man söker. Till exempel om du vill veta rutinen för hur du reklamerar en vara och söker på ”Reklamera vara”. En möjlig sökträff kan vara ”Handledning för kassasystemet”. Då vet man inte om rutinen man söker finns där – kanske eller kanske inte.

Separata sammanhang. När man klickar in sig på ett längre dokument, exempelvis en handledning, så får man ett nytt sammanhang vid sidan av intranätet. För att hitta den informationen man söker behöver man använda innehållsförteckningen eller söka inne i själva dokumentet (vilket många användare inte vet hur man gör).

Länkning saknas. Dokument erbjuder oftast inga länkar vidare till närbesläktade eller relaterade sidor eller dokument. Som användare hamnar man i en återvändsgränd som man måste backa ur för att komma vidare.

För mycket information. Ett dokument är meningen att stå för sig själv – dvs kunna skrivas ut, läsas för sig själv, skickas till någon utan att tappa sammanhanget. Det gör att dokumentet innehåller texter och rubriker som ger informationen ett sammanhang, exempelvis introduktioner eller bakgrund. Dessutom skrivs ofta dokument uttömmande av någon expert för att redogöra eller förklara ett ämnesområde, och då  blir formuleringarna långa och omfattande.

Dokumenten som format är alltså inte så användarvänliga och tidsbesparande för användarna på ett intranät. Dokument lämpar sig bra när de ska kunna stå för sig själva, skrivas ut eller skickas.

Omvandla rätt typ av dokument

Det finns olika typer av dokument och vissa lämpar sig för att omvandlas till sidor.

Vi har exempelvis dokument i form av avtal, beslut, kontrakt, specifikationer, förteckningar och ritningar. Karaktären på dessa är att de är enskilda informationer eller att de är referensinformation. De finns oftast inte så mycket värde i att omvandla dessa dokument till sidor.

Vi har också mer beskrivande dokument som exempelvis rutiner, regler, handledningar och manualer. De passar till att göra till sidor eftersom de ofta hjälper användaren att hitta rätt till uppgifter man försöker lösa. Och ofta består dessa dokument av hjälp till ett flertal uppgifter man kan vilja lösa.

5 steg för att ta sig från dokument till sidor

Hur gör du då för att omvandla ett dokument till sidor? Här är en metod som jag använt för handledningar, rutiner och liknande.

1. Analysera dokumentet – fundera över vad användaren kan vilja göra när de kommit till dokumentet. Du kan exempelvis skriva en lista med ”Vill veta hur…”, ”Vill utföra…” över de saker som kommer upp.

2. Plocka ut de ”vill-saker” som bedöms som centrala, vanliga och viktiga. Här kan man behöva prata med användare och avsändare om vad som är vanligt eller titta på besöksstatistik eller sökstatistik för att få vägledning.Gruppera ”vill-sakerna” till ämnen. Flera vill-saker är närbesläktade med varandra och många kan sorteras som underuppgifter till en annan huvuduppgift.

3. Sortera varje ämne i vad som är huvudinformation, tilläggsinformation och eventuell bakgrundsinformationen till uppgifterna.Huvudinformationen är ofta summering av en regel eller själva rutinsteget (”så här får du ersättning för friskvård”). Tilläggsinformation kan vara detaljer, varianter eller avvikelser på uppgiften eller detaljer om förutsättningar för uppgiften (ex ”du måste vara heltidsanställd för att få friskvårdsbidrag”). Bakgrundsinformationen kan vara grunden till rutinen (ex ”skatteverkets regler för friskvårdsbidrag…”).

4. Lägg in i sidor på intranätet – förslagsvis en sida per ämne. Det gör inget om sidorna blir långa, så länge de är uppdelade i tydliga och lagom långa avsnitt med rubriker. Användarna är vana att scrolla och söka av en sida för det de söker.Du kan också behöva göra ingångssidor för ämnen eller en grupp med ämnen som med länkar hjälper användaren att hitta rätt.

5. Länka till sidor med relaterad information, närbesläktade uppgifter. Ibland kan det även vara relevant att lägga till bilagor med referensinformation (t ex listor, tabeller eller detaljerade regler).

Hantera utökad informationsstruktur

När man omvandlar dokument till sidor så blir det ofrånkomligt att man lägger till nivåer i informationsstrukturen. Det är ju delvis den struktur som tidigare var i själva dokumentet, så det är  ju inte så konstigt. Beroende på hur stor mängd information det är och hur mycket struktur som kommer till kan olika former för informationen passa. Här är några vanliga val:

Ta fram nya sidmallar för befintliga sidor. Det kan handla om att sidmallar för att lägga upp långa sidor med delavsnitt – kanske med intern navigering på sidan. Det kan också handla om att skapa ingångssidor för att guida användaren till underliggande innehållssidor. Detta steg passar om det är en lagom liten mängd nya sidor.

Utveckla en funktion för informationsbank. En utökad variant av nya sidmallar där en egen navigering, sök och filtrering ger utökad funktionalitet till användarna. Detta alternativ brukar vara vettigt när man inte har någon standardfunktion att använda och man har en stor mängd sidor att publicera.

Använd wikifunktionalitet. Om ditt intranätverktyg innehåller en wikifunktionalitet kan det användas för att skapa en informationsbank. Wikifunktionaliteten innehåller oftast huvudavsnitt och delartiklar och bra länkfunktioner för att länka  ihop informationsbitar. De kan också ge möjlighet till en egen navigering och sök inom informationsbanken. Detta alternativ kan passa både för små mängder som större mängder av information. 

Du sparar folks tid med omvandling

Så, omvandla de dokument som är lämpade till nya sidor och bygg eventuellt upp en informationsbank genom utveckling eller att använda befintlig funktionalitet i ditt intranät.

Om nyttig information i dokument kommer närmare användarna minskar du tiden det tar för dem att lösa den uppgift de kom till intranätet för. Tid som sparas kan då användas till annat, mer produktivt arbete. Dessutom får du mer nöjda användare när de upplever intranätet som effektivt.

Lycka till med ditt innehållsarbete!