Jag älskar smartness!

Jag har precis avslutat en oerhört spännande, skrämmande och intressant bok. Den skapade en massa tankar och satte igång en hel del processer i min hjärna kring hur vi jobbar idag.

Boken heter Skärmhjärnan - hur en hjärna i osynk med sin tid kan göra oss stressade, deprimerade och ångestfyllda och är skriven av Anders Hansen (som även skrivit Hjärnstark). Det är en lättläst bok men med ett jäkligt givande innehåll. Den ger förklaringar och förståelse för varför vi inte kan hålla oss ifrån våra mobiler, vad som händer med oss när det plingar till i datorn och/eller telefonen och hur vi ständigt är på jakt efter ny information och ny input från alla möjliga håll och kanter. Den förklarar hur våra hjärnor fungerar och är triggade att agera sedan våra dagar på savannen, då vissa av dessa egenskaper, att uppmärksamma vårt närområde, var livsviktiga. Problemet är att våra hjärnor idag inte vet att vi lever i ett högteknologiskt samhälle. De tror fortfarande att vi lever på savannen och agerar även utefter det.

Jag har gjort en spaning på hur jag tror att detta påverkar vårt arbetsliv och vilka effekter det får på vår effektivitet, vår förmåga att hålla fokus och att prestera vårt bästa.

Jag tror att vi alla känner igen oss i att inte kunna ignorera plinget i mailen eller notisen på telefonen även om vi är mitt uppe i en uppgift som kräver allt vårt fokus. Vår hjärna som triggas av “nytt” väljer att avbryta uppgiften för att läsa mejlet eller SMS:et. När vi läst färdigt mejlet och återgår till vår uppgift så hänger informationen kvar en stund i hjärnan och bearbetas. Detta kallas för attention residue. Tiden det tar att återställa hjärnan är beroende av hur emotionellt involverad du var i det som störde dig – ju mer känslor, desto längre tid att återgå till uppgiften.

Så, hur kan vi då underlätta detta? Vad kan vi som organisation göra för att våra medarbetare ska kunna utföra sitt jobb så smidigt som möjligt, utan dessa ständiga avbrott?

Vi har idag en uppsjö av system, plattformar och devices att förhålla oss till. Mejl, telefon, intranät, hemsida, affärssystem, attestsystem, tidsredovisning... Dator, smartphones, möten... Vår energi riktas åt olika håll konstant och det gör oss ineffektiva. Jag tror att om vi lyckas samla så mycket vi kan på ett ställe för att klara vår arbetsdag så har vi kommit en bit på vägen i alla fall.

För att bli så effektiva som möjligt och kunna utföra de uppgifter vi har krävs vårt fokus. En del saker vi gör kräver lite fokus, då funkar det att ha dessa störningsmoment. Vi klarar av att bolla mellan enklare uppgifter och ett nytt mail. Sitter vi däremot med tyngre uppgifter, till exempel en budget, en omfattande projektplan, skrivandet av en ny policy eller förberedelse för ett viktigt möte, då krävs det också mer av oss. Då kan en uppgift ta dubbelt så lång tid mot vad vi egentligen satt av. Detta gör oss då också mer stressade. Tid som vi hade planerat till annat har gått till spillo på grund av de konstanta avbrotten som vi egentligen kan styra bort.

Så här kan du göra för att minska attention residue:

· Stäng av din e-post under tiden du behöver vara fokuserad. Bara “plinget” gör att du blir störd, även om du väljer att inte läsa mailet.

· Stäng av notiser på din telefon för sociala medier och annat som triggar notiser. Du kommer inte missa något viktigt.

· Ha en mötesfri dag, om du har möjlighet. Sätt av den dagen för att jobba med det som kräver ditt fulla fokus.

· Planera din tid med precision. Sätt av tid i kalendern för uppgifter som kräver ditt fokus. Och låt dig inte bli störd under detta pass.

Min inställning till mitt eget arbete och min egen tid har förändrats redan och jag har börjat styra min tid mer noggrant med exempelvis mötesfria onsdagar.

Lycka till!

/Anna-Karin

PS, vill ni läsa mer om attention residue så har jag samlat några lästips här:

• How to clean up attention residue.
• Attention residue is ruining your concentration.
• Conquering attention residue.
• Attention residue - Why focusing on multiple tasks can kill your work performance.